Value Stream Map e lean: mappa i tuoi processi per una maggiore consapevolezza

Quando parliamo di lean thinking è bene andare dritti al punto; se stai leggendo un post  sulla Value Stream Map, con un titolo che rimanda a questi argomenti, vorresti solo risparmiare tempo e non perderti in lunghe letture.

Infatti con questo articolo mi rivolgo a chi, tutti i giorni, lavora in azienda e sente sua la responsabilità di migliorare le cose, perché l’azienda è sua o perché è un manager, o comunque qualcuno che vuole starci dentro non per far passare le otto ore e aspettare fine mese per lo stipendio, ma vuole lasciare il proprio segno. E queste persone amano andare con efficacia all’obiettivo e portare a casa i risultati.

L’unica cosa su cui ti chiedo di riflettere è che per guadagnare tempo molto spesso è utile partire piano per prendere consapevolezza di quello che stai facendo, come lo stai facendo e quali sono i tuoi veri obiettivi.

La VSM è uno degli strumenti lean più efficaci per raggiungere questa consapevolezza: è utile sì a individuare le attività che non portano valore all’azienda e che potrebbero essere rese più veloci o eliminate del tutto.

Ma è utile anche per immaginare il futuro della tua azienda, come dovrebbe funzionare in modo che il flusso di valore sia ininterrotto e composto solo da attività che aggiungono valore al prodotto.

Ma che cos’è in realtà la Value Stream Map?

La vsm (mappa del flusso di valore) è la rappresentazione grafica di come funzionano i processi all’interno di un’organizzazione.

Ad esempio queste sono alcune rappresentazioni di value stream map di prodotto tratte dal libro Learning To See di Mike Rother e John Shook sull’argomento.

O comunque cerca su Google per vederne altre.

Non solo si vedono le attività in successione ma anche le loro durate, gli eventuali accumuli di materiali fra una e l’altra, il ritmo con cui ogni attività viene portata a termine…

Disegna la tua Value Stream Map

Per disegnare la value stream map è necessario

  • individuare una famiglia di prodotti che l’azienda realizza
  • definire un responsabile orizzontale dell’intero flusso di valore (un ingegnere gestionale sarebbe l’ideale – fatti sentire! – , ma comunque una persona con competenze trasversali)
  • disegnare il flusso del prodotto dalla fornitura di materie prime alla consegna al cliente, disegnando anche dei semplici box per rappresentare le attività che man mano aggiungono valore al prodotto, compresi gli accumuli dei materiali
  • provare a distinguere tra attività a valore ed attività che non aggiungono valore ma sono parte del nostro modo di lavorare; possono essere immediatamente eliminate o essere necessarie pur non portando valore
  • disegnare uno stato futuro ideale, in cui gli sprechi sono eliminati e restano solo le attività a valore aggiunto

Ma quello che è importante è che se non la disegni almeno una volta, da solo o con la guida di qualcuno che l’ha già fatta, non sei davvero conscio di come la tua azienda genera valore. Se non rispondi (sinceramente e obiettivamente) a tutte le domande necessarie alla realizzazione di questa mappa, in tutte le sue parti, non hai una reale conoscenza di quello che succede nei tuoi processi, anche se ne sei il vero artefice.

Vantaggi di provarci da solo

Da questo presupposto nascono i vantaggi dell’uso di questo straordinario strumento:

  • ti permette di andare in fondo a quello che gli operatori fanno, quali sono i tempi di esecuzione delle operazioni e, se va bene, anche come loro stessi riescono a ridurre le durate;
  • ti permette di immaginare una futura VSM a cui tendere una volta eliminate tutte le attività non a valore aggiunto;
  • è pur sempre una mappa e, come già si leggeva in un libro di R.L. Stevenson, una mappa porta al tesoro, che nei nostri termini è un tesoro nascosto dietro agli sprechi (che se non ci fossero sarebbero soldi risparmiati).

Impara a conoscere a fondo i tuoi processi come se dovessi renderli leggibili per chiunque… non ha prezzo.

Quali altri disegni/grafici/organigrammi esistono e che non servono quanto una VSM?

Probabilmente avrai usato o usi altri grafici per rappresentare la tua azienda e il suo funzionamento: organigrammi, schemi a blocchi, layout dell’ambiente di lavoro; tutte rappresentazioni utili sicuramente ma che non ti permettono di fotografare gli sprechi del tuo processo, non mettono in luce le durate reali di ogni singola attività e, soprattutto, non consentono di vedere quanto tempo oggi perdi in trasporti inutili, accumuli di materiali fra le postazioni di lavoro, tempi morti, attività di cui, in una situazione ideale, faresti volentieri a meno.

Ti invito allora ad armarti di carta, matita e gomma e provare a disegnare, partendo dal cliente che ordina e finendo alla spedizione del prodotto finito, passando per le attività che ti servono per aggiungere valore alle materie prime in entrata, soffermandoti a disegnare magazzini e depositi intermedi, riflettendo sui tempi di lavorazione ma anche sui tempi di attesa, sulle movimentazioni delle merci necessarie con l’occhio critico pronto a percepire se siano davvero utili.

Sembra strano, lo so, come tante volte non crediamo nelle potenzialità di qualcosa che ancora non abbiamo sperimentato. Ma metti in pratica una volta, da subito, questo consiglio; passa all’azione, e ti si apriranno gli occhi, avrai una nuova consapevolezza e voglia di migliorare il modo in cui si lavora ogni giorno nella tua azienda.

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