10 errori di time-management che dovresti evitare

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Lo sappiamo tutti! Ci sono molte, molte cose che ci piacerebbe o che dobbiamo fare. Come riuscire a trovare tempo per gli esami incombenti, andare a lavorare ed uscire con i tuoi amici? Non abbiamo la soluzione, ma abbiamo una lista di cose che dovresti evitare di fare ad ogni costo!

1. Non fare una lista delle cose da fare

Per un lungo periodo ho pensato anche io che fare liste di cose da fare fosse una perdita di tempo, e che non avessero nessun beneficio diretto per me. Tuttavia, con il tempo, ho scoperto che, anche senza tener nota effettivamente di cosa avevo fatto, era un aiuto, specialmente per prioritizzare le attivitá.

02imageJCPer creare una lista delle cose da fare che sia utile, dobbiamo prima avere una chiara visione di cosa vogliamo ottenere. Avere una visione aiuta ad impostare degli obiettivi e a strutturare le singole attivitá. Una volta che il risultato cercato é chiaro, é molto piú facile capire cosa é importante e cosa meno.

Decidere obiettivi giornalieri/settimanali/mensili puó aiutare a scrivere le liste di cose da fare.

2. Dimenticarsi di fissare degli obiettivi personali

Come puoi trovare la motivazione per le tue attivitá, se non sai neanche perché le stai facendo?

La motivazione é la chiave per un lavoro efficiente. Trova il tuo “perché” personale e sarai capace di gestire prioritá, tempo e risorse.

3. Fallire nel gestire le distrazioni

Come disse Benjamin Franklin,

“Il tempo perso non si recupera”

Puoi perdere veramente tanto tempo per colpa delle distrazioni. Con alcuni accorgimenti semplici peró, puoi ridurli al minimo. Un primo, eccellente passo potrebbe essere evitare email e social networks. Se proprio non riesci a resistere ad aprire i siti internet, dovresti usare uno strumento come SelfControl, che blocca siti per un certo periodo (da te deciso). Inoltre, un luogo di lavoro ordinato puó aumentare il tuo focus; e non ultimo, ricordati di avvertire i tuoi familiari, colleghi o amici che devi lavorare, e chiedi di non essere disturbato.

4. Procrastinare

Ci troviamo spesso in situazioni in cui ci piacerebbe posticipare alcuni compiti, piuttosto che svolgerli immediatamente, visto che sembrano troppo grandi. Per evitare situazioni del genere, il consiglio é di dividere compiti complessi e lunghi in parti piú piccole e facilmente “attaccabili”. Prioritizzare inoltre aiuta a non procrastinare, visto che inizi con le attivitá piú importanti, e che devono essere svolte prima. Creare un programma é importante tanto quanto il seguirlo!

5. Cercare di fare troppo

Anche se ti piace accontentare chiunque, imparare a dire no é importante. Compiti che altri vogliono delegarti possono sembrare urgenti, ma prima di dire “sí”, pensa se davvero sono importanti per il tuo obiettivo. Dovresti anche tenere conto della regola 80-20 di Pareto quando pianifichi il tuo lavoro. Spesso il giusto 20% dello sforzo é sufficiente per arrivare all’80% del possibile risultato. Ordina il tuo lavoro, e fai ció che é necessario fare.

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Comincia ad avere fiducia nei tuoi colleghi. Lavori con persone veramente brillanti dopotutto! Dovresti credere in loro e delegare lavoro a tua volta: potresti rimanere stupíto da ció che possono fare, e risparmiare tempo da dedicare a incombenze piú importanti.

6. Multitasking

Il multitasking sembra il modo moderno (e giusto) di fare le cose. Sembra proprio di risparmiare tempo ed é una capacitá che tutti aspirano acquisire. In realtá é l’opposto!

Studi dimostrano che i lavoratori che lavorano in multitasking impiegano il 20-40% in piú di tempo per finire i loro compiti.

Dimenticati del multitasking e mantieni il tuo focus su una sola attivitá alla volta. Risparmierai tempo e migliorerai la qualitá dei tuoi risultati.

7. Non fare pause

Lavorare 24 ore di fila non é un gran risultato! Le pause sono essenziali per mantenere concentrazione, produttivitá e risultati ad alto livello. Alcuni giorni ti sentirai piú produttivo di altri: non ti preoccupare. È perfettamente normale, visto che il tuo cervello non lavora come una macchina tutti i giorni.

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Cerca di dormire almeno 7 ore ogni notte: il sonno é cruciale per la produttivitá. Anche quando sei oberato di lavoro, dovresti trovare un paio d’ore a settimana per la tua vita sociale, visto che é qui che prendi le tue energie e ti rilassi.

8. Non trovare il tuo modo di lavorare

C’é il collega che lavora tutta la notte, e l’altro che invece arriva tutti i giorni in ufficio alle 6 di mattina. E sai perché fanno meglio di te? Non imitarli! Quando si parla di orari di lavoro non ci sono giusto o sbagliato: ognuno ha il proprio orologio biologico che ticchetta in modo differente dagli altri. Sarai molto, molto piú produttivo sul lavoro se lavori durante il tuo orario.

Oltre all’orario, dovresti anche pensare a come lavori meglio. Hai bisogno di un luogo perfettamente silenzioso? Preferisci prendere appunti su carta o sul computer?

Trova la tecnica che ti garantisce piú risultati.L’efficienza aumenta con la routine. Perció, trova la tua e seguila!

9. Pianificare troppo, o troppo poco

Pianificare é molto importante, per tenere traccia di cosa sta succedendo e avere un’idea di ció che sta per arrivare. Tuttavia, pianificare tutto il giorno fino al minimo dettaglio puó essere una fonte di stress se troppe cose inaspettate accadono e non sei pronto ad adattarti.

D’altro canto, é peró cruciale avere una visione d’insieme della giornata in modo da non sentirti perso.

10. Perdere la cognizione del tempo

Per gestire il tuo tempo adeguatamente, dovresti avere un’idea di quanto ogni compito effettivamente richiede. Strumenti come RescueTime possono aiutarti a identificare le tue attivitá piú “costose” in termini di tempo. Una volta trovate, scopri quali non sono necessarie ed eliminale. Rimarrai sorpreso da quanto tempo puoi risparmiare tenendole sotto controllo!

L’articolo é stato scritto da TOPDOX, la suite di app per la produttivitá e la collaborazione su documenti su Android, iOS e Internet.

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